Geldwäscheprävention – Mitwirkungspflichten

Geldwäscheprävention – Mitwirkungspflichten
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Das Gesetz über das Aufspüren von Gewinnen aus schweren Straftaten (Geldwäschegesetz – GwG) soll verhindern, dass Unternehmen für Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung missbraucht werden. Unter Geldwäsche versteht man das Einschleusen von illegal erwirtschafteten Vermögenswerten in den legalen Wirtschaftskreislauf, mit dem Ziel, die wahre Herkunft zu verschleiern.

Verpflichtete

Das GwG richtet sich nicht nur an Banken oder Kapitalanlagegesellschaften, sondern auch an Unternehmen außerhalb des Finanzsektors.

In § 2 Abs. 1 Nr. 1 – 16 GwG sind die Adressaten des Gesetzes abschließend aufgezählt und werden „Verpflichtete“ genannt: 

  • Bestimmte Kapital- und Finanzdienstleister (Nrn. 1 – 6, 9)
  • Bestimmte Versicherungsunternehmen und Versicherungsvermittler (Nrn. 7 u. 8), soweit sie Lebensversicherungen, Unfallversicherungen mit Prämienrückgewähr, Kapitalisierungsprodukte oder Darlehen im Sinne von § 1 Abs. 1 S. 2 Nr. 2 des Kreditwesengesetzes anbieten
  • Rechtsanwälte, Kammerrechtsbeistände, Patentanwälte, Notare, sowie bestimmte Rechtsbeistände (Nrn. 10 u. 11)
  • Wirtschaftsprüfer, vereidigte Buchprüfer, Steuerberater, Steuerbevollmächtigte und Lohnsteuerhilfevereine (Nr. 12)
  • Bestimmte Dienstleister für Gesellschaften und für Treuhandvermögen oder Treuhänder (Nr. 13)
  • Immobilienmakler (Nr. 14)
  • Bestimmte Veranstalter und Vermittler von Glücksspielen (Nr. 15),
  • Güterhändler sowie Kunstvermittler und -lagerhalter, soweit die Lagerhaltung in Zollfreigebieten erfolgt (Nr. 16) 

Registrierungspflichten

Verpflichtete müssen sich ab dem 1. Januar 2024 bei der Zentralstelle für Finanztransaktionsuntersuchungen (FIU) elektronisch registrieren. Eine Registrierung ist bereits jetzt empfehlenswert, weil sie u.a. den Zugriff auf branchenspezifische Typologiepapiere eröffnet (z.B. Immobiliensektor, Kfz-, Glücksspiel). Ihre Kenntnis ist für ein fundiertes Risikomanagement unerlässlich (s.u. „Allgemeines Risikomanagement“).

Außerdem ist im Ernstfall die unverzügliche Abgabe einer Verdachtsmeldung möglich, ohne dann erst noch den Registrierungsprozess durchlaufen zu müssen (s.u. „Verdachtsmeldung“).

Bestimmte Dienstleister, die für Dritte tätig werden(§ 2 Nr.13 GwG) müssen sich zukünftig bei der Aufsichtsbehörde (hier: Bezirksregierung Köln) registrieren (§ 51 Absatz 5b GwG). Die genaue Ausgestaltung der Registrierung ist noch nicht bekannt. 

Eintragung im Transparenzregister

Juristische Personen des Privatrechts, eingetragene Personengesellschaften und bestimmte Vereinigungen mit Sitz im Ausland sind verpflichtet, Angaben zu Vor- und Nachnamen, Geburtsdatum, Wohnort sowie Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses sowie alle Staatsangehörigkeiten ihres wirtschaftlich Berechtigten einzuholen, aufzubewahren, auf dem aktuellen Stand zu halten und unverzüglich an das Transparenzregister zu melden. 

Ausführliche Informationen zum Transparenzregister finden Sie hier

Allgemeines Risikomanagement


Alle Verpflichteten haben über ein wirksames Risikomanagement zu verfügen. Hierzu gehört die Erstellung und Dokumentation einer Risikoanalyse (§ 5 GwG). Aus dieser Risikoanalyse werden interne Sicherungsmaßnahmen (§ 6 GwG) abgeleitet. Verantwortlich für das Risikomanagement ist die Leitungsebene des Unternehmens. Die Bezirksregierung Köln stellt auf ihrer Homepage Hilfestellungen zum Risikomanagement zur Verfügung.

Risikoanalyse: Zunächst sind im Rahmen einer Analyse die Risiken der Geldwäsche und der Terrorismusfinanzierung für das eigene Unternehmen zu ermitteln und zu bewerten. Unternehmen sind nach Größe, Geschäftsfeld und Komplexität sehr unterschiedlich, daher kann die Risikoanalyse mehr oder weniger umfangreich ausfallen. Es reicht nicht, nur eine Bestandsaufnahme der unternehmensspezifischen Situation vorzunehmen, erforderlich sind auch die Risikoermittlung und -bewertung. Die in den Anlagen zum GwG genannten Risikofaktoren sind zu berücksichtigen. Anlage 1 benennt Faktoren für ein potentiell geringeres Risiko, Anlage 2 für ein potentiell höheres Risiko von Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung. Ferner fließen Informationen aus der Ersten Nationalen Risikoanalyse sowie einschlägige Typologiepapiere der FIU (s.o. „Registrierungspflichten“) in die Analyse ein. Die Risikoanalyse ist zu dokumentieren und regelmäßig zu aktualisieren. Die jeweils aktuelle Fassung ist der Aufsichtsbehörde auf deren Verlangen vorzulegen.

Sicherungsmaßnahmen: Zusätzlich müssen Verpflichtete organisatorische Maßnahmen treffen, um angemessen auf die festgestellten Gefahren reagieren zu können (Sicherungssysteme und Kontrollen). Sie entsprechen der jeweiligen Risikosituation und decken sie hinreichend ab. Je nach unternehmerischer Tätigkeit variiert der Umfang dieser unternehmensinternen Sicherungsmaßnahmen. Die Funktionsfähigkeit der internen Sicherungsmaßnahmen ist zu überwachen und bei Bedarf zu aktualisieren. Eine nicht abschließende Auflistung solcher Maßnahmen findet sich in § 6 Abs. 2 Nr. 1 – 7 GwG.

Whistleblowersysteme: Verpflichtete müssen angemessene Vorkehrungen treffen, damit interne Mitteilungen über Verstöße gegen geldwäscherechtliche Vorschriften vertraulich an geeignete Stellen berichtet werden können. Auch die Aufsichtsbehörden haben ein anonymes Hinweisgebersystem eingerichtet (Meldeportal bei der Bezirksregierung Köln). 

Eingeschränkte Verpflichtung zum Risikomanagement

Bei Immobilienmaklern besteht die Pflicht zum wirksamen Risikomanagement nur bei der Vermittlung von Kaufverträgen und bei der Vermittlung von Miet- und/oder Pachtverträgen mit einer monatlichen Nettokaltmiete/pacht i. H. v. mindestens 10.000 Euro. (§ 4 Absatz 4 GwG)

 Bei Güterhändlern ist die Pflicht zum Risikomanagement an Bargeldgrenzen gekoppelt (§ 4 Absatz 5 GwG). Es ist in folgenden Fällen verpflichtend:

  • Transaktionen im Wert von mindestens 10.000 Euro über Kunstgegenstände,
  • Transaktionen über Edelmetalle, bei welchen sie Barzahlungen über mindestens 2.000 € selbst oder durch Dritte tätigen oder entgegennehmen und
  • Transaktionen über sonstige Güter, bei welchen sie Barzahlungen über mindestens 10.000 € selbst oder durch Dritte tätigen oder entgegennehmen.

Kunstvermittler und -lagerhalter benötigen ein wirksames Risikomanagement bei Transaktionen im Wert von mindestens 10.000 Euro (§ 4 Absatz 5 GwG)

Bestellung eines Geldwäschebeauftragten

Bestimmte Kapital- und Finanzunternehmen, Versicherungsunternehmen sowie Veranstalter und Vermittler von Glücksspielen sind gesetzlich dazu verpflichtet, einen Geldwäschebeauftragten auf Führungsebene sowie einen Stellvertreter zu bestellen (§ 7 GwG).
Für alle anderen Verpflichteten kann die zuständige Aufsichtsbehörde die Bestellung eines Geldwäschebeauftragten anordnen.
Bei Güterhändlern, die hauptsächlich mit hochwertigen Gütern (z.B. Edelmetalle, Edelsteine, Schmuck, Uhren, Antiquitäten, Kunstgegenstände, Kraftfahrzeuge, Schiffe, Motorboote, Luftfahrzeuge) handeln, ist eine solche Anordnung der Regelfall (Anordnung der Bezirksregierung Köln vom 19. März 2021)

Die Bestellung des Geldwäschebeauftragten und seines Stellvertreters oder deren Entpflichtung ist der zuständigen Aufsichtsbehörde jeweils vorab anzuzeigen (Formulare der Bezirksregierung Köln). 

Identifizierung des Vertragspartners

Die Identität des Vertragspartners (bzw. seines Boten, Bevollmächtigten oder wirtschaftlich Berechtigten), muss bei der Begründung einer Geschäftsbeziehung oder vor der Durchführung einer Transaktion, insbesondere mit Neukunden, festgestellt werden.

Die Identifizierung kann auch noch während der Begründung der Geschäftsbeziehung unverzüglich abgeschlossen werden, wenn dies erforderlich ist, um den normalen Geschäftsablauf nicht zu unterbrechen, und wenn ein geringes Geldwäscherisiko besteht.

Die Identifizierung von Bestandskunden sollte in angemessenen Abständen überprüft und dokumentiert werden. Änderungen sind ebenfalls zu dokumentieren.

Immobilienmakler haben den Vertragspartner zu identifizieren, sobald er ein ernsthaftes Interesse an der Durchführung des Immobilienkaufvertrages äußert und die Kaufvertragsparteien hinreichend bestimmt sind. Agieren auf beiden Seiten Immobilienmakler, müssen sie ausschließlich ihre jeweilige Vertragspartei identifizieren. Bei der Vermittlung eines Miet- oder Pachtvertrages mit einer monatlichen Nettokaltmiete/-pacht i. H. v. mindestens 10.000 € hat ebenfalls eine Identifizierung des Vertragspartners zu erfolgen.

Güterhändler trifft die Pflicht der Identifizierung in den folgenden Fällen:

  • bei Transaktionen ab 10.000 Euro über Kunstgegenstände,
  • bei Transaktionen über Edelmetalle, bei welchen sie Barzahlungen über mindestens 2.000 Euro selbst oder durch Dritte tätigen oder entgegennehmen oder
  • bei Transaktionen über sonstige Güter, bei welchen sie Barzahlungen über mindestens 10.000 Euro selbst oder durch Dritte tätigen oder entgegennehmen.

Kunstvermittler und -lagerhalter trifft die Identifizierungspflicht bei Transaktionen im Wert von mindestens 10.000 Euro.

Bei Transaktionen, die außerhalb einer Geschäftsbeziehung durchgeführt werden (§ 10 Absatz 3 Nr.2 GwG), ist eine Identifizierung erforderlich

  • bei bestimmten Geldtransfers i.H.v. 1.000 Euro oder mehr,
  • bei Durchführung einer sonstigen Transaktion im Wert von 15.000 Euro oder mehr,
  • bei der Übertragung von Kryptowerten im Gegenwert von 1.000 Euro oder mehr.

Unter „Transaktionen“ versteht das GwG jede Handlung, die eine Geldbewegung oder eine sonstige Vermögensverschiebung bezweckt oder bewirkt, d.h. jede bare und unbare Zahlung (Annahme von Bargeld, Edelmetallen oder Wertpapieren, Zahlung mit Geld-, Maestro oder Kreditkarten und Kryptowährungen, Überweisungen).

Wichtiger Hinweis: Ungeachtet gesetzlich bestehender Ausnahmeregelungen, Befreiungen oder Schwellenbeträge hat eine Identifizierung zu erfolgen, wenn Tatsachen darauf hindeuten, dass bei den Vermögensgegenständen, die mit einer Transaktion oder Geschäftsbeziehung im Zusammenhang stehen, um den Gegenstand von Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung handelt.

Ebenso ist eine Identifizierung bei Zweifeln an den Angaben zur Identität des Vertragspartners, einer für ihn auftretenden Person oder zum wirtschaftlich Berechtigten erforderlich. 

Wie wird der Vertragspartner identifiziert?

Welche Identitätsmerkmale der Verpflichtete prüfen muss, ergibt sich aus §§ 11, 12 GwG. Bei natürlichen Personen werden anhand von Personalausweis oder Reisepass Vor- und Nachname, Geburtsort und -datum, Staatsangehörigkeit und Wohnanschrift erhoben. Bei juristischen Personen sollte sich der Verpflichtete einen aktuellen Registerauszug vorlegen lassen, aus dem die Firma, Rechtsform, Registernummer, die Anschrift der Hauptniederlassung und die Namen der gesetzlichen Vertreter hervorgehen. Ergänzend, bei Unstimmigkeiten oder erhöhtem Risiko sollte ein Transparenzregisterauszug gefordert werden, um den wirtschaftlich Berechtigten zweifelsfrei identifizieren zu können.

Die Anfertigung von Kopien bzw. die Speicherung dieser Dokumente durch den Verpflichteten ist zulässig. Nach fünf Jahren sind die Aufzeichnungen und Belege zu vernichten (max. nach 10 Jahren, wenn andere Gesetze eine längere Aufbewahrung vorschreiben). 

Geschäftsbeziehungen und Transaktionen mit Hochrisikoländern

Bei Geschäftsbeziehungen oder Transaktionen in Hochrisikoländer bestehen verstärkte Sorgfaltspflichten (§ 15 Absatz 3 GwG). Es gelten erweiterte Informations- und Überwachungspflichten. Darüber hinaus bedarf die Begründung oder Fortführung der Geschäftsbeziehungen der Zustimmung der Geschäftsführung. Zudem können die zuständigen Aufsichtsbehörden risikoangemessene Maßnahmen anordnen, wie beispielsweise die Meldung, Beschränkung oder das Verbot einer Transaktion, einer Gesellschaftsgründung in dem jeweiligen Staat oder der gesamten Korrespondenz.
Die aktuelle Liste dieser Länder ist bei der FIU abrufbar. 

Verdachtsmeldung bei der FIU

Bei einem Verdacht auf Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung muss das verpflichtete Unternehmen eine Verdachtsmeldung bei der FIU abgeben. Die Meldung erfolgt grundsätzlich elektronisch über das Meldeportal „goAML“. Voraussetzung dafür ist die vorherige Registrierung (s.o. „Registrierungspflichten“). Weil sie etwas Zeit beansprucht (die im Verdachtsfall fehlt), sollte sie bereits vorab und unabhängig von einem Verdachtsfall vorgenommen werden. Ab dem 1. Januar 2024 ist diese Registrierung ohnehin verpflichtend.

Der betroffene Geschäftspartner darf über die Verdachtsmeldung nicht informiert werden. Nach Abgabe der Meldung kann die Transaktion frühestens am dritten Werktag durchgeführt werden, wenn FIU oder Staatsanwaltschaft sie bis dahin nicht untersagt haben. Der Samstag gilt nicht als Werktag. Eine frühere Durchführung ist nur mit Zustimmung der Behörden oder  in den Ausnahmefällen des § 46 Absatz 2 GwG erlaubt.

Bußgelder und Sanktionen („Pranger“)

Der Bußgeldkatalog des GwG wurde zuletzt im Januar 2020 erheblich ausgeweitet. Zum Teil wurde der Verschuldensmaßstab herabgesetzt, so dass statt „Leichtfertigkeit“ bereits „Fahrlässigkeit“ zur Verhängung eines Bußgeldes führen kann.

Eine Ordnungswidrigkeit kann mit einer Geldbuße bis zu einer Million Euro oder bis zum Zweifachen des aus dem Verstoß gezogenen wirtschaftlichen Vorteils geahndet werden. Bei juristischen Personen oder Personenvereinigungen kann eine noch höhere Geldbuße verhängt werden: Bis zu fünf Millionen Euro oder 10 Prozent des Gesamtumsatzes, den das Unternehmen im Geschäftsjahr vor dem Bußgeldbescheid erzielt hat.

Die zuständigen Aufsichts- und Verwaltungsbehörden haben bestandskräftige Aufsichtsmaßnahmen und unanfechtbare Bußgeldentscheidungen auf ihrer oder einer zentralen Internetseite namentlich bekannt zu machen. Gleiches gilt für rechtskräftige gerichtliche Entscheidungen mit Bußgeldern nach dem GwG. Diese öffentliche Bekanntmachung („Pranger“) kann erhebliche Nachteile für Unternehmen bei der Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen nach sich ziehen.